Kako od kancelarije napraviti destinaciju ?

Pet načina kako strategijom dizajna podstaknete zaposlene da putuju na posao

Je l’ moguće da u mnoštvu znanja, gde komunikaciona tehnologija omogućava da radna snaga bude potpuno mobilna, korporativne kancelarije izumiru?

Neke statistike upućuju na to da je odgovor da. Mnogi Kanađani žele da prodaju svoje kancelarije. Istraživanje jedne kanadske agencije iz 2014. otkrilo je da će više od 70 posto radno sposobnih radnika u dobu od 18 do 29 godina biti zadovoljniji svojim poslovima ako im se omogući da rade na daljinu.

Nema sumnje da tehnologija omogućava punu mobilnost mnogim radnicima, a osobna interakcija ipak ostaje vodeći izvor inovacija u preduzećima utemeljenim na znanju. Ona olakšava kreativnost i glatkiji tok rada pa stvara osećaj identiteta zaposlenih u odnosu na kompaniju.

Pravo je pitanje dakle: kakav kancelarijski prostor kompanije trebaju da imaju u 21. veku?

Pametnim kompanijama je jasno da s obzirom da zaposleni ne moraju dolaziti na posao da bi obavili svoj posao, korporativne kancelarije sada trebaju biti više od prostora za osoblje – već trebaju da budu destinacije. Kancelarije trebaju da se pretvaraju u okruženja kojima zaposleni teže jer su dobra mesta za rad.

Evo pet načina kako strategija dizajna radnog mesta može pomoći kompaniji da pretvori korporativnu kacelariju u željenu destinaciju za zaposlene:

1. Maksimalno podstičite produktivnost radne snage nove generacije, a da pritom nadahnjujete sve ostale.

U današnje vreme postoje tri generacije u poslovnom svetu, a svaka ima jedinstvene karakteristike koje je određuju. Članovima „baby boom“ generacije, koji se spremaju     za penziju, potrebni su im radna okruženja opremljena ergonomskim stolicama i rešen problem mobilnosti. Generaciju mlađi, pripadnici takozvane generacije X, vrlo su samouvereni i potrebni su im prostori za samostalno delovanje, kao i za saradnju.

Članovi generacije Y, dakle svi rođeni od 2000. godine nadalje, su priča za sebe. Odrasli su u školskom sastavu koji insistira na grupnom radu. U učionicama su se nalazili zajednički prostori bez dodeljenih mesta za sedenje. Ova mlađa generacija teži saradničkim radnim prostorima. Smatraju tradicionalne stolove isključujućima.

Dakle, kako jedno radno okruženje može udovoljiti potrebama svih ovih različitih radnika? Mogućnošću izbora.

Setimo se „radnog mesta iz budućnosti“ firme Deloitte iz Montreala, gde postoji više od 18 različitih vrsta radnih okruženja, od radnih stolova do konferencijskih prostorija i društvenih prostora kao što su saloni i kancelarijski kafići. Devedeset posto prostora je nedodeljeno i više od polovine je prilagođeno za saradnju. Najsavremenija tehnologija, uključujući Bluetooth i Wi-Fi u svakom delu kancelarije, olakšava rad na daljinu. U ovakvom okruženju sve generacije mogu da napreduju.

2. Dizajnerske prepravke podstiču promene u ponašanju.

Uzmimo slučaj kompanije u kojoj je svaka dvorana bila replika sledeće – nimalo nadahnjujuća i jednolična. Zaposleni koji su prisustvovali sastancima u takvim konferencijskim dvoranama često bi odlutali mislima, provodili dosta vremena proveravajući e-mail na svojim mobilnim telefonima, pa su uopšteno pokazivali ponašanja koja su ukazivala na njihovu isključenost.

Obnavljanje prostora donela je svakoj konferencijskoj prostoriji sopstveni, jedinstveni dizajn enterijera. Neke su  tradicionalnije sa stolom i stolicama; druge su opremljene ležernim stolicama i plišanim tepisima; neke su obojene u tradicionalnu bež boju, dok su druge obojane svetlim bojama.

Dizajn je razlikovao prostore. Različite su prostorije dobile različite svrhe, poboljšane njihovim izgledom. Projekat je proizveo merljivo poboljšanje u angažmanu zaposlenih i interesa tokom sastanaka.

3. Dizajnirajte poslovni prostor na temelju toga kako se koristi.

Većina ljudi pretpostavlja da svaki zaposleni koji se pridružuje korporativnom timu treba da ima sto. Drugim rečima, od kompanija se očekuje da im odnos stolova i zaposlenih bude jedan prema jedan.

Ipak, većina istraživanja korišćenja radnog mesta pokazuje da takav odnos nije potreban. Često stolovi budu prazni pola dana jer mnogi zaposleni provode više od 50 posto radnog dana na sastancima, putovanjima ili izvan kancelarije.

Pretvaranjem neiskorišćenog prostora koji se gubi na stolovima u zanimljivije formate – sobe za predah, kafiće, društvene salone i mirnije radne prostore – organizacije mogu stvoriti okruženja namenjena za podsticanje kolaborativnog i kreativnog rada.

4. Omogućite osoblju prostor za zajedničke proslave.

Za stvaranje pozitivne korporativne kulture, organizacije trebaju da omoguće mesta u kancelarijama gde se svi njihovi radnici mogu okupljati. To je zastrašujuća pomisao za kompanije sa stotinama, ili čak hiljadama zaposlenih. Ipak, rešenje ne mora biti velika pozorišna dvorana.

U preduzeću Wragge & Co. LLP iz Birminghama u Velikoj Britaniji, našli su vrlo kreativno rešenje kako okupiti 700 članova osoblja na sastancima na nivou kompanije. Instalirali su televizijske ekrane iza pokretnih polica na svakom spratu zgrade u kojoj se nalazi sedište. Pomoću tih monitora, kopmanija može većati sa svim svojim zaposlenicima.

5. Ostavite dobar dojam.

Poslovne kancelarije je proširenje brenda kompanije i korporativne kulture – kancelarije je prikaz svega za šta se jedna organizacija zalaže. Razmislite o razlikama između uobičajenih advokatskih kancelarija, koji su verovatno dizajnirani da održavaju stabilnost i ozbiljnost, i kancelarije agencije za oglašavanje, koji su verovatno dizajnirani da održavaju kreativnost i maštovitost. Te razlike, naravno, nisu pogrešne. Svaki put kada klijenti ili potencijalni zaposleni posete korporativnu kancelariju, odlaze odatle sa utiskom temeljenim na izgledu kancelarijskog prostora.

S pravom strategijom dizajna, korporativne kancelarije postaju destinacija kojoj zaposleni teže. Rezultat je radno okruženje koje podstiče angažman, saradnju i produktivnost, uliva poverenje i na kraju postaje konkurentna prednost preduzeća.