Nemojte se previše odomaćiti za tim stolom

U početku je svako imao svoju kancelariju. Zatim su se pojavili odeljci i kancelarije otvorenog tipa. U današnje vreme imamo nekoliko mesta unutar radnog prostora koja su nam na raspolaganju.

Novi kancelarijski dizajn se pojavljuje svuda oko nas, a osmišljeni su tako da budu prilagođeni za izvršavanje brojnih zadataka s kojima se susreće prosečan zaposleni. Drugim rečima, ljudi više ne sede isključivo na jednom mestu.

To možemo shvatiti kao pobunu protiv pogleda na svet u kom „jedna veličina odgovara svima“, i u kom pod prividnim zalaganjem za kancelarije otvorenog plana škrte korporacije zapravo smeštaju sve više zaposlenih u sve manje prostora. Početna ideja kancelarije otvorenog tipa bila je olakšavanje saradnje, no mnogi stručnjaci se slažu kako je u puno slučajeva to otišlo predaleko. Rezultat su prostori puni naguranih stolova oko kojih su postavljenje stolice koji u zaposlenom mogu izazvati jedino depresiju, a ne poboljšati njegovu produktivnost.

„Strašno je kada kancelarije otvorenog tipa koristimo kao generički odgovor na sva pitanja vezana uz dizajn radnog prostora“, kaže David Lathrop, istraživač iz kompanije Steelcase, koja je veliki proizvođač kancelarijskog nameštaja.

Novi model kancelarije je velikim delom otvoren, ali ne u potpunosti. Kada bolje razmislimo, iako je rušenje zidova da bi se ljudi zbližili dobra ideja, možda su „timski prostori“, stajaći stolovi, udobni kaučevi i pokretni zidovi još bolje ideje.

Privatnost je takođe dobra, pogotovo za zadatke koji zahtevaju intenzivnu koncentraciju. To ne znači da se moramo vratiti u slavne dane privatnih kancelarija, već da zaposleni moraju imati na raspolaganju više prostora i više mesta na kojima im je zagarantovana privatnost. Novi dizajn često uključuje „izolovane prostorije“, zvučno izolovane telefonske govornice, čak i predvorja unutar kojih je tehnologija zabranjena.

I trebaju nam prepravke postojećih modela. „Konstantne promene su potrebne u ovom području“, rekao je Frank Cuevas, koji radi na kompletnom redizajniranju IBM-a. Njegov odabir reči ukazuje na svesnost kako je uređenje prostora priča bez kraja.

„To nije proces s kojim možemo završiti i reći: „To je to“, rekao je.

Korporacije koje postavljaju nove standarde uopšte nisu mlade kompanije sa sedištem u Silicijskoj dolini, poznate po besplatnoj hrani, toboganima i stolovima za stoni fudbal na poslu, kao i po bezbrižnom trošenju. Na primer, spomenimo da novo sedište korporacije Apple navodno vredi 5 milijardi američkih dolara. Donosioci promena nisu ni nekonvencionalni projekti koji naginju ekscentričnosti. Na primer, novi kampus kompanije Salesforce u San Franciscu na svakom spratu ima prostore za meditaciju, koji su delimično inspirisani učenjem budističkog monaha Thich Nhat Hanha.

Umesto ranije spomenutih kompanija, iza novih normi u dizajnu radnog prostora stoji grupa stabilnih kompanija iz čitavog niza različitih industrija. Iako troše jako puno, rade to sistematično. Među ovim kompanijama su Microsoft, IBM i General Electric. Neke od inovacija su možda potekle iz Googlea ili Facebooka, no stariji majstori ih uspevaju iskombinovati i usavršiti u svrhu konvencionalnog poslovanja.

„Ove ideje vezane za radni prostor počinju se usvajati u svim industrijama“, kaže Arlyn Vogelmann, jedan od direktora u kompaniji Gensler, koja je specijalizovana za arhitekturu i dizajn. Klijenti ove kompanije uključuju Facebook i G.E.

Novi dizajn se ne odnosi na puki izgled prostora. Oni predstavljaju pokušaj prilagođavanja u širenju digitalnih tehnologija internetske ere unutar svake industrije. Stručnjaci kažu da prostor utiče na ponašanje, pa je cilj novog dizajna ubrzati tempo deljenja ideja, donošenja odluka i stvaranja novih proizvoda. Novi dizajn bi takođe trebao da privuče mlađe generacije, od kojih je mnogima prijatnije da reade u Starbucksu nego u tradicionalnoj kancelariji.

Novi modeli izbegavaju zajedničke dogme radnog veka: svako dobija svoju kancelariju, ili svako dobija svoj odeljak, ili svako dobija svoje mesto na zajedničkoj klupi. Prema stručnjacima, raznovrsnost prostora će podstaći produktivnost. Naziv ovog novog koncepta je „dizajn radnog mesta zasnovan na aktivnosti“, a poenta je prilagođavanje prostora za vrstu posla koji treba tamo da se obavlja.

„Geografija kancelarije je važna, i može biti presudna u slučajevima kad poslodavac pokušava poboljšati komunikaciju i zajedničko razvijanje ideja“, rekao je Christopher Liu, docent na Ekonomskom fakultetu Univerziteta u Torontu.

Jedna od najtemeljnijih transformacija odvija se u Microsoftu i to zbog prirode posla. Kompanija se susrela s novim talasom tehnologije. Naime, tržište se promenilo, pa umesto softvera koji se učitava na pojedinačne računare i pokreće pomoću koda, koji se takođe prodavao kao jedan od proizvoda, danas softver dobijamo na početku i treba ga samo ažurirati putem interneta. Da bi ostali konkurentni, u Microsoftu moraju ubrzati tempo.

„Morate više da sarađujete“, rekao je Michael Ford, Microsoftov direktor za globalno trgovanje nekretninama. „Svakako se moramo promeniti“.

Vekovima je ova kompanija, sa sedištem malo izvan Seattlea, svoje softverske inženjere smeštala u podeljene kancealrije, misleći kako će privatnost pomoći zaposlenima da se koncentrišu na pisanje koda. Međutim, 2010. godine Microsoft je počeo da eksperimentiše s otvorenim dizajnom, prvo na četvrtini svakog sprata, a onda na sve više prostora. Od 2014. godine, otvorili su 10 renoviranih zgrada bez ijedne kancelarije, uključujući 4 ovogodišnje zgrade.

Gospodin Ford je rekao kako se Microsoft odlučio za pristup u kojem su prvo probali uvesti promenu, pa iz toga nešto naučili. Na primer, naučili su da su im raniji dizajni bili previše otvoreni, sa 16 do čak 24 inženjera u prostorima za timove. Inženjerima su ti prostori bili prebučni i puni distrakcija, što je dovelo do pada koncentracije. Prema stručnjacima, previše otvorenosti može uzorkovati povlačenje zaposlenih u sebe i smanjenje komunikacije. Uzmimo za primer radnike koji ceo dan imaju slušalice na glavi.

Danas ima više privatnih prostora, a prostori za timove imaju kapacitet za samo 8 do 12 inženjera. „To je Microsoftova zlatna sredina“, rekao je gospodin Ford.

Kompanija veruje kako ovakav pristup funkcioniše. Microsoftov Azure softver je sve popularniji u zadnjih nekoliko godina, a cena deonica kompanije je porasla. Gospodin Ford je rekao da je oko 20% radnih mesta obnovljeno u Microsoftovom kampusu u Redmondu, kao i područje koje ga okružuje. Kaže da u idućih pet godina očekuje da će procenat obnovljenih mesta dosegnuti 80%.

Kaže kako kancelarije neće u potpunosti nestati, ali će biti rezervisane uglavnom za ljude koji redovno vode poverljive razgovore, poput advokata i izvršnih direktora.

Kompanije koje se odluče na renoviranje radnog prostora često naiđu na brojna istraživanja o dizajnu prostora, kao i dobrobiti i produktivnosti radnika. Istraživanje koje je sproveo Univerzitet u Oregonu pokazalo je da je izloženost sunčevoj svetlosti, kao i lepim pogledima na prirodu, povezana s oko 6% manjom količinom dana provedenih na bolovanju. Istraživanje koje je sproveo Craig Knight, britanski organizacijski psiholog, pokazalo je da „ovlašćene kancelarije“ – u kojima su zaposleni ovlašćeni da samostalno biraju uslove rada – mogu povećati produktivnost u kognitivnim zadacima za 25% ili više.

U sklopu Univerziteta Harvard, naučnici su otkrili da kancelarije s dobrim protokom vazduha mogu značajno poboljšati sposobnost pojedinca da obavlja izazovne zadatke kao što su razvijanje strategije ili reakcija na kriznu situaciju.

Međutim, kompanije mogu i uštediti novac, i to koristeći malo manje prostora nego u slučaju konvencionalnih kancelarija.

Radni prostor svakog pojedinca sada zauzima otprilike 45 metara kvadratnih, što je pad u odnosu na skoro 70 metara kvadratnih, koliko je zauzimao 2010. godine – tako procenjuje Tim Venable, podpredsednik za istraživanja kompanije CoreNet Global, koja se bavi komercijalnim nekretninama. Međutim, odabirom hibridnog dizajna ušteda je manja nego u slučaju potpuno otvorenog dizajna u kojem površina prostora po radniku može pasti na niskih 18 metara kvadratnih.

„Okupljanje ljudi može biti ogromna prednost, no pravi razlog zašto su se mnoge kompanije odlučile za ogromne stolove okružene klupama je to što im je ponestalo novca“, rekao je gospodin Lathrop iz Steelcasea.

Još jedan način uštede prostora je rad od kuće – sada već dugogodišnji trend u korporativnoj Americi. No taj trend se malo po malo menja jer kompanije shvataju da kancelarije mogu biti kreativna čvorišta.

Na primer, iako 1 od 5 radnika u Severnoj Americi i dalje radi puno radno vreme od kuće, IBM je nedavno vratio 5 000 svojih radnika nazad u kancelarije.

Od 2014. godine, IBM je potrošio 380 miliona američkih dolara na renoviranje svojih radnih prostora u SAD-u, koji sada sadrže sve prednosti novog hibridnog dizajna: otvorene prostore, bele ploče umesto zidova, nema kancelarija, stolovi za sedenje i za stajanje, sobe za okupljanja i sobe za telefoniranje.

IBM nudi zaposlenima do 10 različitih konfiguracija prostora, rekao je gospodin Cuevas, podpredsednik za poslovanje nekretninama. U januaru je kompanija takođe obnovila sedište u New Yorku. U sklopu obnove, izvršni su se direktori rešili starih drvenih kancelarija i zamenili ih manjim staklenim odeljcima bez vrata.

Dok uprava kompanije G.E. čeka da im se novo sedište u Bostonu izgradi, rade iz privremenih kancelarija u blizini, koji su dizajnirane u skladu s novim principima. Kontrast između novih i starih, prostranih kancelarija s previše praznog prostora, je zapanjujuć. Sada imaju otvorene prostore, te stolove za sedenje ili stajanje, a nema parking mesta jer se zaposleni podstiču da koriste javni prevoz.

Razgovori licem u lice zamenili su beskrajne razgovore preko maila, pa se odluke donose brže, kaže Ann Klee, podpredsednica za razvoj bostonskog ogranka. Ipak, otvorenost ima svoja ograničenja. Ponekad, priznala je, morate da tražite od kolega da se utišaju. U skladu s tim, više tihih prostorija bit će dodato u dizajn novog sedišta.

Kompanija The Boston Consulting Group takođe je usvojila novi dizajn, imajući na umu 2 cilja: podstaknuti ljude da dolaze u kancelariju umesto da ga izbegavaju, i podstaknuti što više spontanih susreta kolega koji bi ih mogli podstaći na razmenu ideja i izgradnju odnosa.

Njihova stara manhattanska kancelarija je primer tradicionalnog prostora s kancelarijama za jednog, dva ili najviše četiri čoveka. „Mnogo vrata, mnogo stubova, manjak mesta za druženje, i ručanje za radnim stolom“, rekao je Ross Love, jedan od njujorških partnera.

Novi prostor, na krajnjem zapadu Manhattana, je prostor hibridnog otvorenog dizajna. Otkad se firma preselila tamo prošlog novembra, većina savetnika dolazi u kancelariju znatno češće nego u starog zgradi.

Da bi izmerila količinu neformalnih interakcija, kompanija je zaposlila startup kompaniju iz područja analize radnog mesta po imenu Humanyze. Oni su analizirali fizičke pokrete radnika, sastanke i obrasce komuniciranja.

Dva testa su sprovedena na oko 100 zaposlenih, pre i nakon preseljenja. U novom prostoru, radnici provode dodatnih 4 do 5 sati sedmično u kratkim, neplaniranim interakcijama. Takođe, manje vremena provode na službenim sastancima.

U anketama, zaposleni tvrde da u novom prostoru obavljaju više posla, i to većom brzinom. No teško je zasada izračunati isplativost, priznaje gospodin Love.

„To je kao da pokušate poboljšati rad računara“, rekao je. „Nakon bilo kakve obnove trebali biste biti u mogućnosti napraviti više nego pre“.

https://www.nytimes.com/2017/10/06/business/the-office-gets-remade-again.html

Steve Lohr